Negocjacje to każda rozmowa, której celem jest uzgodnienie stanowiska, czyli porozumienie się i uzyskanie od innych tego, czego od nich chcemy.

Celem negocjacji jest osiągnięcie porozumienia, a więc znalezienie wspólnego rozwiązania, zwanego też consensusem. W drodze negocjacji strony osiągają korzystne rozwiązania nawet w przypadku konfliktu interesów.

Przedmiotem negocjacji w sferze gospodarczej są najczęściej transakcje kupna-sprzedaży produktów, umowy o świadczenie usług, warunki pracy i płac, zadania do wykonania, a szczególnie dodatkowe i nowe, spory i konflikty, reorganizacje, a także takie sprawy jak np. dodatkowe ubezpieczenia, założenia organizacji, postulaty kierowane do organów zarządzających.

Podmiotami negocjacji są przeprowadzające je osoby. Mogą to być pojedynczy negocjatorzy reprezentujący dwie lub więcej stron, albo zespoły negocjacyjne występujące w imieniu stron, a nawet wszyscy zainteresowani. Są przypadki, że z jednej strony występuje jedna osoba, np. dyrektor przedsiębiorstwa lub jego przedstawiciel, a z drugiej strony zespół reprezentujący załogę.

Członkowie zespołu powinni mieć wyznaczone role, a szczególnie lidera, sekretarza-protokolanta, specjalistów od poszczególnych spraw. Zespół może też korzystać z ekspertów, np. prawników, rzeczoznawców, biegłych. W negocjacjach należy stosować określone zasady, a mianowicie:

• Oddzielanie problemu od ludzi za nim stojących;
• Koncentrowanie się na zadaniach, a nie na prezentowanych poglądach;
• Szukanie korzyści dla wszystkich stron;
• Stosowanie obiektywnych kryteriów.

Oddzielanie problemu od ludzi za nim stojących związane jest z emocjami, jakie wywołuje rozstrzygany problem. Emocje na ogół odgrywają negatywną rolę w negocjacjach. Ludzie patrzą na problem i jego rozwiązanie z dogodnego dla siebie punktu widzenia. Powoduje to niezgodną z faktami interpretacje, przeinaczania wypowiedzi itp., w efekcie nerwową atmosferę, która nie sprzyja porozumieniu. Ludzie zaczynają się kłócić, zamiast negocjować. Uczestnicy negocjacji stają się przeciwnikami, wrogami. Nie należy więc wiązać ludzi z określonym problemem, ponieważ powoduje to komplikacje. Aby obiektywnie rozpatrzyć problem, niezbędna jest merytoryczna dyskusja, bezstronne przedyskutowanie problemu, nie sugerowanie się ludźmi stojącymi za takim czy innym rozwiązaniem.